Tietosuojaseloste

JYVÄSKYLÄN TANSSIOPISTO-JYVÄSKYLÄN TANSSIYHDISTYS RY
OPPILASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
Voimassa: 25.05.2018 alkaen

1. REKISTERINPITÄJÄ
   Jyväskylän Tanssiyhdistys ry:n ylläpitämä Jyväskylän Tanssiopisto
   toimipisteet: Vapaudenkatu 48-50, 40100 Jkl
   Kalervonkatu 8, 40100 Jkl
   Vastuuhenkilö: Tanssiopiston rehtori Tuija Nikkilä
   Yhteystiedot: tuija.nikkila@jyvaskylantanssiopisto.org
   Puh. 0443699700 yhdistys@jyvaskylantanssiopisto.org jyvaskylantanssiopisto.org
2. REKISTERIN NIMI
   Jyväskylän Tanssiopiston oppilasrekisteri
3. KESKEINEN LAINSÄÄDÄNTÖ
   EU:n yleinen tietosuoja-asetus 679/2016, 6 artikla 1 b-kohta ja laki taiteen perusopetuksesta 633/1998.
4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE
   Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena. Alle 18-vuotiaiden oppilaiden osalta sopimuksen tekee huoltaja.
5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
   Jyväskylän Tanssiopiston oppilasrekisterin käyttötarkoitus on oppilassuhteen hoitaminen. Oppilasrekisterin sisältämiä henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti opintojen suorittamisen rekisteröintiin, tiedotukseen, laskutukseen, tapahtumiin ilmoittautumiseen, yhteydenpitoon, markkinointiin, raportointiin ja muihin oppilasasiointiin liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja niiden mahdollistamiseksi.
6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
   Rekisterin tietosisällön muodostavat Jyväskylän Tanssiopiston oppilaana olemisen kannalta tarpeelliset tiedot:
   Oppilaan ja/tai hänen huoltajansa nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
   Lisäksi tietosisällön muodostavat oppilaan
   • syntymäaika
   • äidinkieli
   • oppilashistoria ja oppilasarviointitiedot
   • opetuksen ja tapahtumien kannalta tarpeelliset tiedot
   • oppilasmaksutiedot ja maksusuoritukset
   • vapaaoppilaspaikkapäätökset
   • osallistujan ruoka-aine-allergiat tapahtumien osalta.
   Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät tapahtumaan ilmoittautumiseen, rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua rekisterinpitäjän toimintaan osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseensopimukseen.
7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
   Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään tai alle 18-vuotiaan osalta huoltajalta. Tietoja oppimäärän suorittamisesta sekä oppilaan saamasta arvioinnista saadaan opettajilta ja tieto maksusuoritusten tilanteesta taloushallinnon tietokannasta.
8. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
   Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman tai opintoihin liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Säilytysajat vaihtelevat tietoryhmittäin.
9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT
   Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Muulle henkilökunnalle tietoja luovutetaan rajoitetusti. Rekisteristä saatuja henkilötietoja säilytetään huolellisesti ja henkilötietojen käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat palveluntarjoajat (oppilasrekisteri, ilmoittautumisjärjestelmä, tilitoimiston talouspalvelut ja
   perintätoimiston perintäpalvelut) toteuttavat tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi. Palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin se osallistuu Rekisterinpitäjän palvelujen toteuttamiseen. Rekisterinpitäjä velvoittaa palveluntarjoajia huolehtimaan riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojen suojaamiseksi.
10. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET
    Tietoja luovutetaan vain rekisteröidyn suostumuksella tai voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Markkinointiluvan antaneiden tietoja voidaan käyttää oppilaitoksen sisäiseen markkinointiviestintään. Tilastollisia tietoja saatetaan anonyymisti luovuttaa esim. valtion, kaupungin/kunnan sekä Suomen tanssioppilaitosten liiton (STOPP ry) tilastollisiin vuosiraportteihin.
11. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
    Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
12. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
    Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:
    • tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisesti allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin.
    • pyytää tietyissä tilanteissa häntä koskevien henkilötietojen poistamista, siirtämistä tai käsittelyn rajoittamista.
    • niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Peruutus tehdään kirjallisesti rekisterinpitäjälle.
    • kieltää milloin tahansa häntä koskevien tietojen käsitteleminen suoramarkkinointia varten ilmoittamalla siitä osoitteeseen yhdistys@jyvaskylantanssiopisto.org.
    • tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.
13. ILMOITUSVELVOLLISUUS
    Mahdollisessa tietovuototilanteessa Rekisterinpitäjä ilmoittaa 72 tunnin sisällä asiasta tietosuojaviranomaiselle sekä asianomaisille tietovuodon kohteille.